Mengarsipkan Dokumen Bisa Bantu Bisnis? Bagaimana Caranya?

Pada era serbadigital seperti sekarang, mayoritas perusahaan memang sudah memanfaatkan teknologi digital untuk kelangsungan bisnis mereka. Tak terkecuali untuk simpan arsip atau mengarsipkan dokumen secara digital. Kendati begitu, sejumlah dokumen perusahaan tetap ada yang perlu disimpan secara cetak – seperti laporan keuangan atau dokumen konfidensial – demi memenuhi keperluan perundang-undangan hukum negara.

Prosedur mengarsipkan dokumen yang dimaksud di atas sebetulnya merupakan proses penyimpanan arsip atau dokumen perusahaan pada sebuah lokasi penyimpanan milik penyedia layanan dokumen. Alih-alih menggunakan ruang kantor, organisasi bisnis lebih memilih cara ini karena manfaat yang akan didapat. Apa saja keuntungannya?

Meningkatkan keamanan perusahaan

Bagaimana mungkin mengarsipkan dokumen di tempat lain dapat meningkatkan keamanan perusahaan? Ketika perusahaan melakukan ini, artinya perusahaan telah melindungi data pelanggan juga data sensitif perusahaan dari risiko pencurian yang mungkin terjadi apabila dokumen diarsipkan di ruang kantor.

Tanpa mengabaikan sistem keamanan perusahaan, risiko pencurian data di ruang kantor oleh pihak-pihak tidak bertanggung jawab itu selalu ada. Sebab, niat jahat bisa datang dari siapa saja; terutama orang-orang yang tahu denah atau lokasi penyimpanan dokumen rahasia di ruang kantor.

Menghemat biaya operasional perusahaan

Sebagian organisasi bisnis menganggap bahwa mengarsipkan dokumen pada pihak ketiga itu hanya membuang-buang dana perusahaan. Nyatanya, ini adalah pemikiran yang keliru. Sebab, menitipkan arsip-arsip perusahaan kepada penyedia layanan pengarsipan justru bisa menghemat biaya operasional perusahaan.

Mengapa bisa begitu? Sebab, biaya sewa tempat untuk menyimpan berkas perusahaan itu cenderung lebih murah dibandingkan menyewa satu ruangan (atau bahkan lantai) gedung komersial tempat lokasi kantor berada. Pun jika perusahaan tidak perlu menyewa ruangan, dokumen-dokumen tersebut akan memakan tempat dan menimbulkan risiko pencurian seperti yang telah dibahas pada poin sebelumnya.

Melindungi dokumen perusahaan dari bencana alam

Bencana alam atau peristiwa force majeure adalah situasi yang tidak dapat diprediksi oleh siapa pun. Untuk itu, perusahaan sejatinya perlu mempersiapkan tindakan preventif demi menjaga keutuhan dokumen perusahaan yang tentunya mencantumkan data dan informasi penting.

Dengan menitipkan berkas itu pada penyedia layanan pengarsipan, perusahaan tidak perlu lagi mengkhawatirkan keselamatan data-data penting apabila bencana alam atau peristiwa force majeure terjadi di lokasi kantor. Sebab, dokumen tersebut tidak berada di lokasi kejadian. Yang terpenting, lokasi penyimpanan dokumen sudah dilengkapi dengan teknologi canggih yang dapat melindungi dokumen dari kejadian tak terduga seperti kebakaran, banjir, gempa bumi, atau yang lainnya.

Itulah dia beberapa cara prosedur mengarsipkan dokumen membantu sebuah organisasi bisnis. Semoga bermanfaat.